I comuni, in presenza di consultazioni elettorali di interesse statale, devono trasmettere alle Prefetture il documentato rendiconto delle spese sostenute per l’organizzazione tecnica e l’attuazione delle consultazioni medesime ai fini del successivo rimborso (articolo 15, decreto legge n. 8 del 1993 e s.m.i).

Stante il notevole volume cartaceo prodotto dalle Amministrazioni interessate, il dipartimento, alla luce dell’evoluzione normativa relativa alla dematerializzazione degli atti introdotta dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i., ha interessato il competente Ministero dell’economia e delle finanze circa la possibilità di trasmettere la suddetta documentazione mediante supporti informatici.

Il citato Dicastero si è espresso positivamente ed ha fornito gli elementi utili ai fini della trasmissione telematica della documentazione in parola rinviando, per i profili di dettaglio, alla circolare n. 3 del 20 gennaio 2014 del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, disponibile sul sito internet del Dipartimento medesimo.

In particolare, ha precisato che la trasmissione telematica dei documenti deve avvenire nel rispetto di taluni imprescindibili requisiti, quali l’utilizzo della posta elettronica certificata, in quanto in grado di identificare univocamente il mittente ed il destinatario di un messaggio e di attestarne i momenti di invio e ricezione, e l’utilizzo della firma digitale, in quanto meccanismo riconosciuto dall’ordinamento per sottoscrivere, in formato elettronico, un documento informatico, attestandone l’autenticità e la provenienza.

Pertanto, per la piena efficacia giuridica della trasmissione telematica, le due condizioni (PEC e firma digitale), che soddisfano il requisito della forma scritta, devono sussistere contestualmente.

Ciò premesso, in occasione delle future consultazioni elettorali di interesse statale, i comuni dovranno trasmettere i rendiconti elettorali telematicamente per posta elettronica certificata (PEC). 

A tal fine, sulle copie informatiche dei documenti da inviare, siano essi in origine analogici oppure informatici, dovrà essere apposta (singolarmente, su ciascuna delle copie) o associata (collettivamente, ad un insieme di copie) la firma digitale del responsabile del servizio, che attesti la conformità agli originali. 

Va, quindim prestata la massima attenzione sulle immagini riprodotte informaticamente ed in modo particolare su quelle che superano le dimensioni del foglio A4.

Gli enti che non possono provvedere alla trasmissione telematica della documentazione, essendo la dimensione degli atti da allegare superiore alla dimensione massima dei messaggi ammessa dal sistema di posta elettronica certificata, dovranno memorizzare i documenti informatici, completi della necessaria firma digitale del responsabile del servizio, su CD-ROM. Questi ultimi, al fine di soddisfare i caratteri di certezza dell’invio e della ricezione richiesti, dovranno essere trasmessi nelle forme tradizionali, quali allegati di una nota cartacea e spediti alla Prefettura di riferimento per posta raccomandata, ovvero mediante consegna a mano. Tale modalità, in ogni caso, è da considerarsi residuale e solo se ne ricorrono i presupposti sopra richiamati.

Infatti, il Ministero dell’economia e delle finanze ha evidenziato che il ricorso a questa forma di trasmissione “ibrida” (lettera cartacea con allegati informatici), non espressamente prevista dalle norme, trova giustificazione solo nel suddetto caso di eccessiva dimensione degli atti da trasmettere. 

Alla luce di quanto suesposto, codeste Prefetture, ultimati i controlli di competenza, trasmetteranno alle locali Ragionerie provinciali, tramite posta elettronica certificata, ovvero con nota cartacea completa degli allegati CD-ROM, la documentazione di cui trattasi prodotta su supporto informatico, firmata digitalmente, in conformità alla normativa vigente che conferisce alla stessa il valore di originale ad ogni effetto di legge.

Tenuto conto delle innovazioni derivanti dalla dematerializzazione dei rendiconti elettorali, si prega di dare massima diffusione alla presente circolare, invitando i comuni ad attivare tutte le necessarie iniziative volte ad assicurare l’esatto adempimento delle nuove procedure informatiche.

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